会議を使って評価を上げる方法

2008/2/20

社内や取引先との会議というのは、実は密かなアピールの場として使えるかも知れません。 会議等で「こいつは使える」と思われたり、取引先の担当者に信用してもらうにはどうしたら良いのだろうかを妄想してみました。 なお、勝手な妄想なので、本当に良いかどうかはわかりませんし、やりすぎると嫌らしくなるかも知れないのでご注意下さい。

1. 会議の前にアジェンダを確認しておく

会議には必ずアジェンダ(議題)があります。 議題からそれまくる会議はあまり有意義ではありません。

何が話し合われる会議であるかをあらかじめ把握しておけば、議題からそれた発言をする事も減ります。 また、あらかじめ調べておくと良い可能性が高いもの等を把握する事も可能です。

2. 会議で決定しなければならない事を確認しておく

大抵の会議は何かを決定するために行われます。 決定しなければならない事を意識しない会議は、ダラダラと続く可能性が高くなります。 決定事項を意識しながら発言を行えば、おのずと会議がスマートになっていくかも知れません。

3. 状況にキャッチアップし続ける

会議を補完する形でメールやイントラネットが利用される事が非常に多くなってきました。 会議の前にメールで提案がされたり、議論が行われる事も多いです。 また、組織内でWikiやその他イントラネットシステムを共有したプロジェクト等もあります。

これらは、非常に便利ですが多大な情報にキャッチアップするのが大変です。 各個人が自分のコンテキストで自律分散的に発する膨大な情報を、把握し続けながらキャッチアップをしなければ、会議等で置いてけぼりをくらいます。

ただ、会議に参加する全ての人が全ての情報にキャッチアップし続けているわけではない事も多いと思います。 そのため、地道に状況にキャッチアップしているだけであっても、密かに評価されるのではないかと思います。

4. 議事録を取る

議事録を取る係りなどが決まっていない場合、誰も議事録を取らないという場合もあります。 議事録が無い状態では、決定事項等が曖昧になることもあります。 何か困った事が発生したときに、過去の議事録があれば非常に役に立ちます。

議事録を取る作業は面倒ではありますが、それ故に自ら進んでそれを行う人は重宝がられるのではないでしょうか。 なお、議事録を取っているからと言って、会議に参加しないのはアウトです。 議事録を取りつつも、会議に参加するという責任は果たさなければならないのが難しいところかも知れません。

また、議事録に残すべきではない/残して欲しくない発言もあります。 そのような空気を感じたら、「議事録には残さない方が良いですか?」と聞いたり、ノートPCを明示的に閉じて議事録を取っていない事を示すのが良いかも知れません。

5. 簡単な報告書/まとめを作製する

議事録は、議論の生情報です。 生情報は蓄積と共に膨大な量になるため、非常に見にくいものです。

生情報である議事録と共に、簡単なまとめがあれば重宝されます。 まとめを作る事に時間をかけ過ぎるのは本末転倒ですが、簡単なまとめを作っておくと良いのではないでしょうか。

6. 服装に気を使う

服装や髪型にも気をつけましょう。 ちょっと格好に気を使うだけでマイナスポイントが減らせるのではないでしょうか。 自分は全く気にしない人であったとしても、相手が気にする場合があります。 例えば、ワイシャツの色が白でない人は信用できないと公言する人が多い文化の会社もあります。

カジュアルな格好であったとしても、まわりに合わせてレベル調整をしましょう。 服装が重要なのは、どちらかというと初めて行く場所だと思われます。 何となく相手が自分の人となりを理解してくれたと思った頃合を見計らって徐々に服装を崩していくのがお勧めです。

7. Tokenを意識する

会議は「発言権」というトークンをお互いに渡し合いながら進行していきます。 このトークンを意識しないと、人の発言の腰を折って割り込んでしまうことが増えます。 発言の腰を折ると険悪な雰囲気が発生する場合もあります。

なかなかトークンを手放さず、ダラダラと長話をする人もいますが、そのようなときには静かに手を上げてトークンを要求するなどの方法もあり得ます。 (静かに手を上げていると浮く場合も多いとは思いますが。。。)

8. 会議室の予約などを迅速に行う

会議の時刻などが決定すると同時に速やかに会議室を予約しましょう。 このように、さほど重要ではないけど重要で、面倒な作業を進んで引き受けると、評価されやすいかも知れません。

9. 解決案を考える

会議には問題がつき物です。 問題が発生した時に、何も解決案が無いと会議が停滞します。

このような時に、解決案があると非常にありがたいものです。 考えうる選択肢を色々考えて列挙してみるのが良いと思います。

なお、重要なのは解決「案」だと思われます。 案は案でしかなく、実際にどの案を採用するかは決定権を持つ人が決定するものです。 複数の案を示し、他の案がないか皆で考えたうえで、採用するのはどの案にするかを会議で決定する事が良いと思われます。

10. グダグダな会議でもイライラを表に出さない

脇道にそれながら下らない話をダラダラするメンバーがいる会議もあります。 そのような時に、イライラしたとしても出来るだけそれを表に出さないようにしましょう。 下らない相手のために、自分のポイントを減らすのはあまり良い事ではないと思われます。

11. 低姿勢

多くの場合、日本では低姿勢が好まれます。 低姿勢が良いと思われる状況では低姿勢を意識すると良いかも知れません。

しかし、低姿勢が悪い結果を出す場合もあります。 強健な態度で臨まなければならない場合には、低姿勢にならないように気をつけなければならないかも知れません。

まあ、状況を見てということで。。。

12. 世の中の動向を知っておく

世の中の動向をある程度把握する事も大事です。 「ところで、これって他の人はどうやってるの?」という疑問が会議中で出ることもしばしばあります。 そのような時に、答えを出せると良いのではないでしょうか。

ただ、全ての世の中の動向を把握するのは不可能です。 自分が興味を持てて、楽しいと思える分野に特化して動向を把握するのがお勧めです。 また、あらかじめ議題を把握したうえで、関連しそうな事例を調査するのも良いかも知れません。

13. コネをまとめておく

何かをしなければならないとき「どこに発注するか」などが問題になる場合もあります。 今までに外部に発注した事が無い分野の事例であれば、誰に頼んだら良いのか皆目検討がつかない場合もあります。 そのような時に「誰に聞けば、その業界の人を紹介してくれるか」や「知り合いでそのような業界にいる人」などがいれば非常に話がスムーズに進みます。

議題を把握しつつ、知人にあらかじめコンタクトを取っておいたりすると良い結果を出せる場合もあるのではないでしょうか。 ただし、あらかじめコンタクトを取るときに相手に過度に期待をさせるような言動は、人間関係を崩す可能性もあるので注意しましょう。

14. デジカメがあると便利

議事録などを取る場合、デジカメが役に立つときもあります。 ホワイトボードなどに書かれた図を写す時間が無い場合には、許可を得てデジカメで撮影をしましょう。 デジカメの写真を後でゆっくり図として編集すれば、議事録に図を描いている間に会議を中断してしまうような事態を避けられます。

15. 自分がどこまでやるべきかを考える

ここで書いた事には、どちらかというと下っ端であるときにやるべき事も多く含まれています。 立場によっては、あまりやり過ぎると周りにプレッシャーを与えるだけになる場合もあるかも知れません。 自分がどこまで何をすべき立場なのかを考えるというのも重要かも知れません。

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